Business Software

ERP System

Ein Enterprise Ressource Planning System beinhaltet die Kernfunktionalitäten für ein Unternehmen. Hauptmodule sind Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung.

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft verwaltet Einkaufs- und Verkaufsvorgänge von Leistungen und Waren. Wichtige Stammdaten sind Lieferanten, Kunden und Artikel. Teil der Warenwirtschaft ist auch die Lagerhaltung. In der Warenwirtschaft werden Belege geschrieben. Der abschließende Beleg im Verkaufsvorgang ist die Rechnung.

Rechnungswesen

Das Rechnungswesen verwaltet die Konten der Buchhaltung, die Kostenrechnung und die Geldflüsse in einem Unternehmen. Die Rechnungen der Warenwirtschaft werden durch die Schnittstelle übernommen, gebucht und der Zahlungsverkehr geregelt. In den Konten und Daten des Rechnungswesens stehen alle wichtigen Informationen für ein Unternehmen. Die Stammdaten des Rechnungswesens sind Personenkonten wie Debitoren und Kreditoren, sowie die Sachkonten.

PPS System

Das Produktionsplanungs- und Steuerungssystem organisiert die Produktion von Artikeln. In Stücklisten kann die Produktion eines Artikels erfasst werden. Meist gehören dazu neben dem Material auch Arbeitsgänge, Maschinenstunden und weitere bei der Produktion notwendigen Ressourcen.

Personalwirtschaft

Das zentrale Modul der Personalwirtschaft ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zusätzlich können in einer Personalwirtschaft Personal-Akten geführt, Weiterbildungen verwaltet und Reisekosten abgerechnet werden. Auch die Arbeitszeiterfassung kann einen Teil der Personalwirtschaft darstellen.

CRM System

Ein Customer Relationship Management System stellt den Menschen in seiner Rolle als Kunden, Geschäftspartner oder Mitglied in den Vordergrund. Kontakte werden verwaltet, Supportvorgänge oder Vertriebschancen können erfasst werden.

Dokumenten Management System

Das Dokumenten Management System speichert Belege und andere Daten in elektronischer Form. Im digitalen Zeitalter ist mit den gesetzlichen Anforderungen der GoBD eine Software für das Dokumentenmanagement eine wichtige Anforderung an jedes Unternehmen. Der Einsatz eines „revisionssicheren“ Dokumenten Management System muss einige Voraussetzungen erfüllen, die über die reinen Softwarefunktionen hinausreichen.

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Handelssoftware

Eine Warenwirtschaft für den Handel benötigt wichtige Funktionen.

Roherlösberechnung

Für die Ermittlung des Deckungsbeitrages ist es wichtig, dass bei der Rechnungsstellung jedem verkauften Artikel ein Einkaufspreis zugewiesen werden kann, der durch die Stammdaten gepflegt, durch den Einkaufsbeleg dazu gebildet oder individuell in der Rechnung hinterlegt worden ist.

Mengeneinheiten

Handelsartikel werden oft in anderen Einheiten eingekauft, als sie verkauft werden, beziehungsweise Endkunden erwerben Stück und gewerbliche Kunden kaufen Kartons oder Collis. Das heißt, eine Handelssoftware benötigt für die Artikelverwaltung unterschiedlichste Mengeneinheiten mit den dazugehörigen EANs bzw. Gtin-13 und Preisen.

Verfügbarkeit

Handelsware wird oft aus dem Ausland mit entsprechenden Wegen geliefert. In den Einkaufsbelegen muss die Wiederbeschaffungszeit hinterlegbar sein, damit eine Verfügbarkeit in der Zukunft gemeldet werden kann. Beauftragte Mengen mit Lieferterminen müssen in der Verfügbarkeit auch berücksichtigt werden.

Absatzplanung und Disposition

Die Disposition erfolgt meist anhand der beauftragten Mengen und des Meldebestandes. Im Handel gibt es aber auch oft Saison-Artikel oder Aktionsartikel, die zu bestimmten Zeiten viel mehr nachgefragt werden. Das bedeutet, diese Prognosen müssen auch bei der Beschaffung berücksichtigt werden in einer Absatzplanung.

Lagerwirtschaft

Zur optimalen Ausnutzung des Lagerplatzes und um ein flexibles Warensortiment führen zu können, ist die Fähigkeit der chaotischen Lagerführung wichtig. Bei der chaotischen Lagerverwaltung kann beim Wareneingang den einzulagernden Artikel irgendein Lagerplatz zugewiesen werden. Die Software weiß danach immer, wo sich die Ware befindet.

Chargen und Seriennummern

Die Regeln für den Gesundheitsschutz und für die Rückverfolgbarkeit werden im Sinne des Verbrauchers stetig strenger. Eine Handelssoftware benötigt daher eine Chargen- und Seriennummernverwaltung im Einkauf, Lagerhaltung und vor allem im Verkauf. Für die Erfassung ist das Scanner unterstütze Einlesen der Nummern als Barcodes sinnvoll.

Logistik-Schnittstelle

Oft ist das Outsourcen von Lagerkapazitäten an einen externen Dienstleister sinnvoll im Handel, wenn die Ware schnell umgeschlagen wird. Für den Prozess ist die Kommunikation mit dem externen Lager in digitaler Form über strukturierte Schnittstellen notwendig. Alle Lagerbewegungen können synchronisiert werden, damit die Verfügbarkeit stimmt.

EDI-Fähigkeit

Der Belegaustausch im deutschen Handel erfolgt in der heutigen Zeit in digitaler strukturierter Form. Daher ist die Integration der Warenwirtschaft mit einer EDI-Software – Electronic Data Interchange – eine Voraussetzung. Hierbei dürfen nicht nur Standards wie Bestellung und Rechnung enthalten sein. Für moderne Prozesse sind der Lieferavis, die Konsibestellung, Konsilieferschein, Preiskatalog und Zahlungsavis wichtige EDI-Nachrichten.

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Software Kategorien

Branchen-Software

Von einer Branchen-Software wird gesprochen, wenn das System für die Anforderungen einer ganz bestimmten Branche abdeckt und Branchen-fremde Funktionen nicht enthält. Der Hersteller bietet als Spezialist Funktionen für genau eine Branche an.

Standard-Software

Eine Standard-Software beinhaltet viel Funktionalität aus unterschiedlichen Branchen. Die Grundmodule wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung werden aus einer Hand vom Hersteller geboten. Standard-Software kann auf individuelle Anforderungen angepasst werden (Customizing).

Standard-Software mit Branchen-Modulen

Eine Standard-Software kann mit fertigen Branchen-Modulen eingeführt werden. In der Regel kommen die fertigen Zusatzmodule von einem anderen Hersteller, der sich wiederum auf eine Branche spezialisiert hat.

Tipp

Eine Branchen-Lösung bietet viel passende Funktionalität. Oft ist der Anwenderkreis jedoch klein. Eine Standard-Software fehlt in der Funktionalität die Branchen-Erfahrung. Sie bietet indes durch höhere Verbreitung oft einen besseren Investitionsschutz. Insgesamt kann es daher vorteilhaft sein, eine Standard-Software mit fertigen Branchen-Modulen einzusetzen. Voraussetzung ist, dass die Zusatzmodule gut mit der Standard-Software harmonieren und von einem Partner mit viel Branchen-Erfahrung kommen.

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Beispiellösung

• Sage 100 Warenwirtschaft mit Datev-Schnittstelle
  Warenwirtschaft von einem der Marktführer mit Einkaufs-, Verkaufsbereich und chaotischer Lagerwirtschaft
• Dokumentenmanagementsystem ELO Office
  Für die Archivierung digitaler Dokumente ist ELO Office eine einfach zu bedienende Lösung.
• CRM-System Cobra AdressPlus
  Cobra AdressPlus ist eine schnell einführbare Adressverwaltung mit sehr viel CRM Funktionalität.
• EDI LINE als EDI inhouse Konverter
  Der inhouse Konverter EDI LINE hat von Haus aus eine Sage Schnittstelle und bietet viele fertige Mappings für alle Branchen und Scenarien.
• SEG Versandschnittstelle
  Aus der Sage Warenwirtschaft können Lieferscheine über Schnittstelle an die Versandsoftware übergeben werden.

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SEG Network bietet:

• Know-how im Handel und in der Zulieferung
• Beratung rund um das digitale Büro
• Installation und Konfiguration von Business Software
• Integration und Datenübernahme von Vor-Systemen
• Schulung und Optimierung
• Sonderprogrammierung individueller Wünsche

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